Il caso d uso più diffuso nelle imprese è quello dell assistente che risponde citando i documenti interni: procedure, manuali, contratti, offerte, verbali. La tecnica, nota come recupero e generazione aumentata, è concettualmente semplice: si cerca il contenuto pertinente e si chiede al modello di rispondere basandosi su quello.
Il problema non è tecnico, è editoriale
Nella maggior parte delle organizzazioni convivono più versioni dello stesso documento, procedure superate mai archiviate e informazioni contraddittorie tra reparti. Un sistema di recupero non risolve questa situazione: la rende visibile e la propaga. Il primo passo di un progetto serio è quindi individuare le fonti autorevoli per ciascun ambito e archiviare il resto.
Permessi: replicare, non semplificare
L indice di ricerca deve rispettare gli stessi permessi dei documenti originali, per utente e per gruppo. Le implementazioni che appiattiscono i permessi per semplicità creano un canale di esfiltrazione involontario, in cui una domanda ben formulata restituisce contenuti che l utente non avrebbe potuto aprire.
Misurare le risposte, non le impressioni
Serve un insieme di domande di riferimento con risposte attese, verificate periodicamente: è il solo modo per accorgersi di un degrado dopo un aggiornamento dei documenti o del modello. Le organizzazioni che hanno impostato questa disciplina di verifica riportano un uso stabile nel tempo; le altre osservano tipicamente un abbandono dopo l entusiasmo iniziale.
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