Negli ultimi anni, il ruolo degli acquisti in azienda ha subito una vera rivoluzione. Non più un semplice “centro di costo” focalizzato solo sulla negoziazione dei prezzi, il procurement è diventato un pilastro strategico. La sua missione non è solo risparmiare, ma creare valore e sostenere la crescita del business.
Che cos’è il procurement tradizionale e come funziona?
Il procurement tradizionale è il processo di approvvigionamento di beni e servizi utilizzando modalità consolidate e formali. Si caratterizza per negoziazioni dirette con fornitori, contratti a lungo termine e un forte controllo sui costi e sulla qualità. Questo approccio include diverse fasi: selezione dei fornitori, negoziazione dei contratti, gestione degli ordini e monitoraggio delle consegne, basandosi su procedure standardizzate. Nel tempo, il procurement si è evoluto con l’introduzione di tecnologie digitali, dando vita all’e-procurement, che automatizza molte operazioni tradizionali migliorando l’efficienza del processo.
Quali sono le differenze tra procurement diretto e indiretto?
Nel procurement si distinguono due ambiti principali: diretto e indiretto. Il procurement diretto riguarda l’acquisto di materiali e componenti utilizzati direttamente nella produzione (ad esempio, un’azienda automobilistica che acquista acciaio, motori e pneumatici). Il procurement indiretto, invece, comprende beni e servizi che non entrano nel processo produttivo ma sono necessari al funzionamento dell’azienda, come forniture per ufficio, software, servizi di manutenzione, pulizia o consulenza. Mentre il procurement diretto punta alla qualità e alla continuità della produzione, quello indiretto mira all’efficienza operativa e alla riduzione dei costi.
Come è regolato il procurement nel settore pubblico italiano?
Nel settore pubblico italiano, il procurement è regolato da norme rigorose che mirano a garantire trasparenza, concorrenza e corretto utilizzo delle risorse collettive. Il principale riferimento normativo è il Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023), che ha introdotto semplificazioni come l’innalzamento delle soglie per gli affidamenti diretti. Ogni appalto pubblico è tracciato tramite il Codice Identificativo di Gara (CIG), che consente di monitorare i flussi di spesa pubblica. A gestire l’intero iter di gara è il Responsabile Unico del Procedimento (RUP), figura chiave che supervisiona tutte le fasi, dalla programmazione alla firma del contratto fino all’esecuzione.
Qual è l’importanza del procurement come leva strategica per la crescita?
Il procurement rappresenta una leva strategica fondamentale per la crescita, sebbene sia spesso un ambito trascurato. Valorizzarlo significa offrire un’opportunità di innovazione ed efficientamento a istituzioni e imprese. Secondo l’OCSE, il procurement pubblico rappresenta il 12% del PIL annuo delle economie sviluppate, una cifra superiore a quanto l’Europa abbia speso per rispondere alla pandemia da COVID-19. Fare bene procurement è essenziale per la produttività e l’efficienza, ma raramente viene considerato una priorità, venendo trattato più come una funzione burocratica secondaria che come uno strumento di investimento strategico.
Come possono i dati analytics migliorare i processi di procurement?
Una efficiente base dati può fornire vantaggi significativi nell’organizzazione e gestione delle gare d’appalto. I data analytics supportano il procurement in varie fasi: valutazione delle performance dei fornitori attraverso parametri basati su indicatori chiave come consegna puntuale e rispetto dei Service Level Agreement; tracciamento e analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi al processo di gara; garanzia di conformità ai requisiti legali e normativi; raccolta e analisi del feedback delle parti interessate; implementazione di modelli di analisi predittiva per anticipare le future esigenze di approvvigionamento e le tendenze del mercato.
Come l’intelligenza artificiale sta trasformando il procurement?
L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando il procurement rendendo più efficienti i processi di approvvigionamento, riducendo i tempi di gestione e i conseguenti costi. L’AI permette di automatizzare attività come l’analisi delle spese, la selezione dei fornitori e la gestione delle scorte. Inoltre, l’analisi di grandi volumi di dati consente al management aziendale di prendere decisioni strategiche in modo consapevole consultando report in linguaggio naturale. Tra le soluzioni AI-based più diffuse troviamo l’analisi predittiva per anticipare le esigenze di approvvigionamento, i chatbot per il supporto ai fornitori, e i sistemi di automazione dei processi che riducono gli errori manuali e migliorano l’efficienza complessiva.
Cos’è il MePA di Consip e come funziona?
Il MePA (Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione) di Consip è un luogo virtuale per gli acquisti in rete dove la domanda della PA e l’offerta delle imprese si incontrano. È uno strumento digitale attraverso il quale le PA possono acquistare beni e servizi offerti da fornitori abilitati, per importi inferiori alla soglia di rilevanza comunitaria. La procedura di vendita/acquisto sul MePA prevede tre fasi: Consip pubblica i capitolati d’oneri per l’ammissione; i fornitori si abilitano nelle categorie prescelte e pubblicano le loro offerte; le PA emettono ordini diretti o trattano prezzi e condizioni di fornitura attraverso strumenti di negoziazione come la “Richiesta di Offerta” (RdO).
Quali sono le sfide della sicurezza nelle piattaforme di public procurement?
La sicurezza rappresenta un fronte prioritario nello sviluppo di idonee piattaforme di procurement pubblico. L’implementazione dei principi di Risk Management, Business Continuity e Cybersecurity è diventata strategica per garantire la protezione dei dati sensibili, assicurare la continuità operativa dei processi di acquisto e mantenere la fiducia degli stakeholder. Le piattaforme di public procurement devono affrontare sfide come la gestione dell’identità digitale, la protezione da attacchi informatici, la garanzia dell’integrità dei dati e la conformità alle normative sulla privacy. Un’adeguata strategia di sicurezza deve includere anche la formazione del personale e l’adozione di protocolli di risposta agli incidenti.
Come migliorare l’efficienza degli acquisti pubblici?
Per migliorare l’efficienza degli acquisti pubblici è necessario affrontare diversi fronti critici. Tra questi, i lunghi tempi degli affidamenti, la digitalizzazione ancora insufficiente, i concorsi banditi spesso considerati un flop, e la formazione ancora legata a logiche tradizionali. È fondamentale sviluppare un ciclo degli acquisti integrato e completo, con un progetto organizzativo che lo renda sistematico e sostenibile. Inoltre, è essenziale approfondire le competenze rilevanti in ciascuna fase del processo: dall’analisi del mercato all’identificazione dei fabbisogni, dalla programmazione alla definizione della strategia di gara, fino alla gestione del contratto e al monitoraggio dei risultati. La formazione continua e l’aggiornamento professionale sono elementi chiave per garantire una qualificazione di sostanza delle stazioni appaltanti.
Quali sono le normative che regolano il procurement di soluzioni AI nella PA?
Le linee guida per l’adozione dell’AI nella Pubblica Amministrazione forniscono indicazioni per il procurement di soluzioni di intelligenza artificiale. Queste linee guida sono la prima di una serie di azioni strategiche previste dalla Strategia Italiana per l’intelligenza artificiale 2024-2026. L’obiettivo è orientare le PA verso attività di procurement di soluzioni che non solo rispondano a specifiche esigenze funzionali, ma garantiscano adeguati livelli di sicurezza e siano pienamente aderenti alle previsioni regolamentari in materia. Le linee guida invitano le Amministrazioni a dotarsi di processi, politiche, risorse e strumenti per governare, implementare, monitorare e migliorare l’utilizzo dei sistemi di IA durante il loro ciclo di vita.
Perché il procurement pubblico è considerato una leva per lo sviluppo del Paese?
Il procurement pubblico rappresenta uno strumento centrale per l’accelerazione della trasformazione digitale del Paese. Potenzialmente, gli acquisti del settore pubblico costituiscono una straordinaria leva di politica economico-industriale, da manovrare con accuratezza non solo per massimizzare l’efficienza della spesa ma anche per innescare il mercato e orientare le imprese verso la produzione di beni e servizi innovativi. Nel 2019, la PA ha speso quasi 170 miliardi per l’acquisto di beni e servizi, pari al 9,5% del PIL italiano, un valore raddoppiato in termini reali dal 2013. Questo dimostra come il governo del procurement pubblico manovri risorse sempre più ingenti, paragonabili a un “piccolo” Recovery Fund su cui fare leva per sostenere la domanda e incentivare la trasformazione digitale.
Questo cambiamento significa passare da una gestione transazionale a una visione più ampia e strategica, che si concentra su:
- Ottimizzazione dei Costi Totali (TCO): Non si guarda solo al prezzo di acquisto, ma a tutti i costi legati al ciclo di vita di un prodotto o servizio, dalla logistica alla manutenzione, per trovare il vero valore.
- Gestione delle Relazioni con i Fornitori (SRM): Si costruiscono partnership solide e collaborative con i fornitori chiave. Questo favorisce l’innovazione congiunta e garantisce qualità e sostenibilità lungo tutta la catena di fornitura.
- Gestione del Rischio: Si identificano e riducono i rischi legati alla supply chain, come interruzioni delle forniture, oscillazioni dei prezzi o questioni etiche, assicurando continuità operativa.
- Innovazione: Gli addetti al procurement collaborano attivamente con i fornitori per scoprire nuove tecnologie, prodotti o processi che possono migliorare l’offerta dell’azienda o la sua efficienza interna.
- Sostenibilità e Responsabilità Sociale: Le decisioni di acquisto includono sempre più spesso criteri ESG (Environmental, Social, Governance), contribuendo agli obiettivi di sostenibilità aziendali.
In definitiva, il procurement strategico non è più solo una funzione di supporto, ma un vero e proprio motore di crescita che contribuisce in modo decisivo alla resilienza, all’innovazione e alla competitività dell’azienda nel mercato moderno.
